E-Mail-Management-Best-Practices und Tipps: Verwalten von E-Mail Effektiv

Effektive E-Mail-management setzt teilweise auf user-Gewohnheiten und Annahme wirksamer tools. Es ist wichtig, über die richtige Technologie-Lösungen zur Verwaltung von E-Mails.
E-Mail-management

E-Mail wandte sich 46 Jahre alt, im Jahr 2017, und in dieser Zeit hat transformiert jeden Aspekt von, wie wir arbeiten und miteinander kommunizieren.

Jetzt, mehr als 2,6 Milliarden Menschen verwenden email-Austausch 215.3 Milliarden Nachrichten pro Tag, mit einem Verkehrsaufkommen von Jahr zu Jahr steigt.

Die Durchschnittliche person hat 1.8 E-Mail-Adressen, und die Adressen sind nicht nur verwendet, um Nachrichten auszutauschen; Sie sind auch logins und IDS für social-media-Konten, website-logins, Prämien-Programme und mehr.

Besonders in der Welt der business -, E-Mail ist ein wichtiges Kommunikations-tool, aber, leider, die E-Mail hat auch gezeigt worden, um negative Auswirkungen auf die Produktivität.

E-Mail-Management Kostet Zeit

Der Durchschnittliche Arbeitnehmer erhält 304 geschäftlichen E-Mails pro Woche, überprüft E-Mail 36-mal pro Stunde, und verbringt eine unglaubliche 4,1 Stunden am Tag auf der Arbeit-bezogenen E-Mails.

E-Mail Ist eine Ablenkung

Nicht nur die aktive Aufgabe, zu überprüfen, eine inbox, sondern die kleinere Ablenkung der Teilnahme an, um Benachrichtigungen, Kosten wertvolle Zeit, die im task-shifting.

Es kann 16-20 Minuten zu erholen voller Fokus und Konzentration nach jeder Unterbrechung.

Darüber hinaus Studien zeigen, dass nur 38% der E-Mails enthalten wichtige, relevante Informationen, während 62% sind nicht wichtig.

E-Mail Läuft Über In Nicht-Arbeitszeit

87% der weißen-Kragen-Arbeiter überprüfen Sie E-Mails außerhalb der Arbeitszeit.

80% der Arbeitnehmer Ihre E-Mails checken, bevor Sie gehen, um Arbeit in den morgen, und 30% überprüfen Sie Sie, bevor Sie sogar aus dem Bett.

Mit 65% aller E-Mail-Kommunikation geschieht über ein mobiles Gerät, arbeiten E-Mails sind in Essen in der persönlichen Zeit mit immer Zunehmender Geschwindigkeit.

Kurz gesagt, während viele dieser E-Mails wichtig sind, und enthalten relevante Informationen, die Art und Weise, in der die meisten Beschäftigten nutzen E-Mail-schadet der Produktivität am Arbeitsplatz und Leistung.

Während der zunehmend niedrigen signal-zu-Rausch-Verhältnis, die Verwendung von E-Mail anstelle von instant-chat-ähnlichen Nachrichten, und der Eingriff in persönliche Zeit sind auch die Herausforderungen, die sich auf Unternehmens-und Arbeitskultur im Allgemeinen.

Es ist klar, dass einzelne Benutzer annehmen müssen, um Strategien zu helfen, besser verwalten Sie Ihre Posteingänge und Ihre Zeit.

Effektive E-Mail-management setzt teilweise auf user-Gewohnheiten und zum Teil auf die Einführung wirksamer Instrumente.

Es ist wichtig, über die richtige Technologie-Lösungen zum verwalten von E-Mail-Verkehr und effektiv zu kommunizieren.

Aber es ist auch wichtig zu pflegen, persönliche Gewohnheiten, die Sie halten Ihren Arbeitsalltag effizienter und produktiver.

13 E-Mail-Management-Best-Practices und Tipps

1) Schonen Sie Ihre kognitiven Ressourcen

Studien zeigen, dass eine Einschränkung der E-Mail überprüfen, um zu bestimmten, festgelegten Zeiten an einem Tag, und die Abmeldung und Stilllegung von Benachrichtigungen in der Zwischenzeit, die beide erhöht die Produktivität und reduziert stress.

Die gesamte Investition auf einmal gleich sein kann, aber er eine Stunde auf die E-Mail zuerst, was am morgen, vor Mittag, am Nachmittag, und am Ende des Tages, bewahrt die Fähigkeit, sich zu konzentrieren auf bestimmte Aufgaben. Verwaltung von E-Mail ist zeitaufwendig und das ist, warum wir haben, tun Sie es mit bedacht.

Bezeichnet, batch-Verarbeitung-fache Steigerung der Produktivität und Qualität der Arbeit, sowie stress reduzieren und niedrigere Herzfrequenzen.

2) nehmen Sie bessere E-Mail-management-software

Überspringen Sie E-Mail zusammen, auch wenn es nicht das richtige Kommunikations-tool für die Nachricht.

Zu jeder Zeit, Ihren Posteingang enthält wahrscheinlich memos, Aufgaben, meeting-Einladungen, wichtige Nachrichten und junk. Manchmal ist ein Telefonat kommuniziert schneller und effektiver.

Annehmen einer instant message oder chat-software für kurze Nachrichten, die brauchen schnelle Antworten.

Und verwenden Sie ein E-Mail-management-software, wie beispielsweise Durchfluss-e, ermöglicht es schnell Sortieren, delegieren und follow-up-E-Mails, Verringerung der Zeitaufwand für das durchsuchen und verwalten Ihren Posteingang.

Ein dashboard-Stil-tool , das Ihnen hilft, schnell zu Sortieren und zu kategorisieren, diese verschiedenen Arten von Inhalten, macht die Verwaltung Ihrer inbox schneller und bekommt Sie zurück, um zu arbeiten.

3) Schützen Sie Ihre persönlichen Zeit

Diese E-Mail-management-best-practice-kommt als überraschung. Dies ist möglicherweise die schwierigste Sache zu tun, aber schalten Sie Arbeit E-Mails außerhalb der Arbeitszeit.

Ihre Freunde und Familie, sogar Ihre Lieblings-Spiel oder TV-show, verdient Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit.

Geschützt persönliche Zeit ist wichtig für Ihre körperliche und geistige Gesundheit und verbessert sogar die performance während der Arbeitszeit.

Schließlich, E-Mail-Verkehr reduziert werden kann insgesamt, oder mehr nützlich und relevant, indem Sie einige einfache änderungen an Ihrem Schreibstil.

Immerhin, eine riesige Menge an Zeit damit verbracht, das schreiben einer E-Mail ist an der Zeit verbrachte Klärung vor E-Mails, ein trend, ist unerträglich für alle.

Hier einige schreiben, Tipps austauschen weniger, kürzere Nachrichten mit einer besseren Kommunikation und Ergebnisse:

4) Verwenden Sie die Betreff-Zeile

Jeder weiß, wie frustrierend es sein kann, wenn ein thread schon einige Zeit und das ursprüngliche Thema und-Verteilung-Liste nicht mehr gilt, um das gegenwärtige Gespräch.

Lange threads mit off-topic-Betreff-Zeilen machen E-Mail-management noch schwieriger.

Bevor Sie Antworten, prüfen Sie den Betreff und die Verteilerliste. Dieser Tipp erleichtert die Verwaltung von E-Mails einfacher.

Falls erforderlich, starten Sie ein neues Gespräch mit den richtigen Menschen und das richtige Thema.

5) Wiederverwendung von gesendeten Nachrichten

Wir alle haben die Art von E-Mails, die wir senden über und über. Streifen der “Re:” im Betreff, aktualisieren Sie die details in den Körper, und drücken Sie senden.

6) Führen mit dem Ergebnis

Öffnen Sie die E-Mail mit dem Zweck, die E-Mail und das gewünschte Ergebnis in nur einem Satz oder zwei.

Wenn nötig, können Sie gehen, um details und Argumentation, aber die Eröffnung mit action-Elementen konzentriert sich die Aufmerksamkeit des Lesers und lässt Ihr Ziel klar.

7) Berühren Sie es einmal

“Touch it once” bedeutet, dass, sobald Sie eine Nachricht öffnen, Sie haben, Sie zu überprüfen und dann handeln, E-Mail, um etwas zu tun mit es. Diese E-Mail-management-best-practice-mich gerettet eine Menge von Minuten.

Nicht markieren, ungelesen markieren, sobald es gelesen wird (dies ist der Grund, warum wir nicht die Möglichkeit haben, markieren Sie eine E-Mail als ungelesen im Flow-e). Wenn du eine E-Mail, um dort zu sitzen für eine zweite überprüfung, wird diese Verschwendung von Zeit und Energie.

8) Schreiben Sie kurze E-Mails

Beim schreiben von E-Mails, verwenden Sie klare und präzise Sprache. Verwenden Sie möglichst wenige Wörter wie möglich. Beantworten Sie E-Mails, sobald Sie Sie empfangen.

Wenn Sie nicht sofort reagieren, ich würde vorschlagen, dass Sie den Absender informieren, dass Sie die Nachricht empfangen haben, und Sie würden in Kürze. Vergessen Sie nicht, eine Frist setzen und follow-up, sobald Sie können.

9) Delegierte und angeben

Wenn die E-Mail ist adressiert an eine Gruppe von Menschen, die deutlich machen, welche action items zugewiesen sind, auf die Individuen.

E-Mails mit vagen Anfragen für die Aktion sind wahrscheinlich ignoriert werden.

Oder, noch schlimmer, führen zu einer Reihe von Antworten, die einfach Präzisierungen der ursprünglichen Anfrage.

10) Organisieren Sie Ihren Posteingang mit Ordnern, labels und Kategorien

Eine E-Mail-management-Tipp zu halten, ist die wichtigste Korrespondenz zwischen Kollegen, Kunden und Mitarbeiter, wenn Sie benötigen, zur Klärung eventueller Missverständnisse. Die meisten E-Mail-management-software-Programme können Benutzer organisieren-Nachrichten mit Hilfe von Kategorien, Etiketten oder tags.

Halten Sie Ihren Posteingang organisiert. Je besser Sie Ihren Posteingang system, desto leichter ist es zu finden, E-Mails, wenn Sie Sie benötigen.

11) Sinn der Antworten-alle

Manchmal ist es notwendig, zu erkennen an den Eingang einer E-Mail, aber niemand will einen Posteingang voll von einfachen Bestätigungen, die nicht einmal an Sie gerichtet.

Verwenden Sie Antworten-alle sparsam und nur wenn nötig. Vergeuden Sie nicht Menschen, die E-Mail-management Zeit.

12) Überspringen der sign-off

In der heutigen business-Welt, ist es nicht notwendig, schließen Sie eine E-Mail mit einer Anrede.

Während darunter “beste Grüße” in deiner Signatur ist vielleicht eine alte Gewohnheit, es ist nicht notwendig, und können hinzufügen, die Unordnung zu einem langen Faden.

13) Abmelden von unerwünschten E-Mails

Reinigen Sie die Unordnung durch abbestellen von ungewünschten Newslettern und Werbeaktionen. Wenn Sie nicht gelesen haben, eine bestimmte von zwei Wochen in einer Reihe, dann brauchst du es nicht.

Fazit

In der heutigen Arbeitswelt sind Sie verantwortlich für die Verwaltung Ihrer eigenen Arbeit und Leistung.

Bauen Sie persönliche, soziale und technologische Systeme, die dies unterstützen, Ihre Produktivität und reduzieren Sie die Zeit und Aufmerksamkeit aufgewendet Ablenkungen und unnötige Kommunikation.

Folgende diese E-Mail-management-Tipps können Sie Zeit sparen, bewahren Sie die Qualität Ihrer Arbeit, erhöhen die Qualität Ihrer Kommunikation, einfache follow-up und reduzieren Sie vergessen Aufgaben, und machen Sie ein glücklicher Mensch.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *